إن وظيفة موظف الاستقبال في الفنادق تحتاج في المقام الأول إلى شخص يحب وظيفته للقيام بهذه الواجبات، سواء في الفنادق أو المؤسسات الأخرى، تعتبر مهنة موظف الاستقبال من المهن الضرورية. لأن الكثير من الأشخاص يأتون إلى هناك للعمل سواء كان لديهم خبرة أم لا، وإذا كنت لا تعرف المهام المطلوبة للعمل في هذا المجال، يمكنك التعرف عليها من خلال المقال الموجود على.
جدول المحتويات
واجبات موظف الاستقبال بالفندق
موظف الاستقبال هو الشخص الذي يستقبل زوار المنظمة التي يعمل فيها، ويجيب على المكالمات الهاتفية، ويعتبر أيضًا نقطة وصول تلك المنظمة. العمل في بهو المؤسسة، فهو المكان الأول الذي يدخل إليه الزوار، وخاصة الزوار الجدد، ويتفاعلون مع المؤسسة، ويشكلون انطباعهم الأول من خلال تفاعل موظف الاستقبال معهم.
واجبات موظف الاستقبال في الفنادق كثيرة، وباستثناء بعض المسميات والواجبات البسيطة فإن واجباته لا تختلف من مؤسسة لأخرى، ويقوم موظف الاستقبال بما يلي:
1- حسن الترحيب
الترحيب بالزائرين بشكل جيد هو أول ما يفعله موظف الاستقبال، ومن المستحسن أن يكون موظف الاستقبال ودودًا ومهذبًا مع الزوار، كما يتطلب منه الصبر، وعليه أن يرافق الزوار إلى وجهتهم. والتأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة ومجهزة بجميع المرافق اللازمة لخدمة الزائر.
2- إعطاء المعلومات
يعمل موظف الاستقبال على توفير كافة البيانات المهمة للعميل مثل سعر الغرفة وموقع الغرفة المتوفرة، وفي نفس الوقت من واجبات موظف الاستقبال في الفنادق الإدلاء بالكشوفات للعملاء. الوضع يتطلب ذلك.
3- تقديم الخدمة للزوار
يعمل موظف الاستقبال على تقديم الخدمات المتنوعة لنزلاء الفندق حيث يحاول دائماً تلبية متطلبات العميل وتشمل هذه الخدمات التواصل مع مختلف الأطراف في الفندق للتأكد من اكتمال متطلبات العميل وكذلك التعامل مع العملاء. ومن الخدمات التي تقدمها إصدار الفواتير للعملاء عند خروجهم ودخولهم عند الطلب، وتأكيد حجوزات العملاء، والرد على مكالمات العملاء وأسئلتهم.
4- تنظيم المواعيد
تنظيم مواعيد العملاء أو مواعيد اجتماعاتهم من واجبات موظف الاستقبال في الفنادق؛ لأنك تراه يحدد الوقت المناسب للعملاء للقيام بأنشطة معينة.
5- إجراء المراقبة
تعد مراقبة وصول العملاء إلى المنشأة من أبسط واجبات موظف الاستقبال في الفندق. وبما أن الأمر لا يتطلب سوى قوة الملاحظة، فيجب عليك متابعة تحركات العميل الذي تتعامل معه، واتخاذ الاحتياطات اللازمة عند ملاحظة سلوك غير طبيعي ومريب لدى العميل.
6-إدخال البيانات
من متطلبات وظيفة موظف الاستقبال هو التعامل مع الكثير من بيانات العملاء وإدخال هذه البيانات في نظام المؤسسة التي تعمل بها، مما يجعلك مسؤولاً عن حفظ السجلات وعمل جداول زمنية منظمة حسب الأولويات أثناء الإعداد والتحضير. إرسال التقارير مع مهمة الطباعة.
المهارات التي يجب أن يتمتع بها موظف الاستقبال
تتطلب واجبات موظف الاستقبال الفندقي امتلاك مهارات علمية وشخصية معينة تساعد الموظف على التغلب على العقبات التي تواجهه وتمكنه من أداء واجباته، وهذا ما سنعرضه الآن في الفقرات التالية:
أولاً: المهارات العلمية
تعتبر مهنة الاستقبال من تلك المهن التي لا يتطلب العمل فيها في بعض الأحيان درجة أكاديمية، وهذا يعتمد على حجم المؤسسة التي تعمل بها. فالعمل كموظفة استقبال في العيادات، على سبيل المثال، لا يتطلب في كثير من الأحيان مؤهلات أعلى. وبدلاً من ذلك، يمكنك العمل أثناء حصولك على شهادة الدراسة الثانوية.
أما المؤسسات الكبيرة فتشترط مؤهلات عليا ودراسة أحد التخصصات الإدارية ومنها “إدارة الفنادق” والتي تهدف إلى دراسة كل ما يتعلق بإدارة كافة المؤسسات التي تتعامل مع السياح وكذلك كيفية إدارة أماكن الإقامة. الضيافة وتكنولوجيا المعلومات والتسويق والعلاقات العامة والمالية وما إلى ذلك. إنها علاقة عميقة الجذور بين المجالات الأخرى مثل
ثانياً: المهارات الشخصية
بالنسبة لبعض الأشخاص قد لا يكون هذا المجال مناسبا حتى لو كان لديهم مؤهلات أعلى، وذلك لأن بنيتهم الشخصية لا تناسب هذا المجال ويصعب الانسجام مع الناس، لذلك هناك بعض المهارات الشخصية. ما الذي يجعلك مناسباً لهذه المهنة:
1- مهارات الاتصال قدرات الاتصال
تتطلب واجبات موظف الاستقبال في الفنادق أو المؤسسات الأخرى القدرة على التواصل مع الآخرين، والقدرة على تلقي المعلومات وتقديمها، والقدرة على طرح أفكار واضحة.
كما يتطلب أيضًا سلوكًا شخصيًا مثل المجاملة والثقة., التعاطف والاحترام، فضلاً عن القدرة على فهم لغة الجسد والإشارات في معظم الأحيان، يتم التواصل وجهاً لوجه، لذلك يجب أن يكون الكلام واضحاً ومفهوماً، إلى جانب اختيارك لنبرة الصوت المناسبة.
ننصحك بالقراءة
2- المهارات القيادية خصائص القيادة
يمكن الاستفادة من المهارات القيادية التي تتميز بها شخصية موظف الاستقبال في تحقيق الأهداف المشتركة للعاملين في المنظمة، لأن القائد الناجح يستطيع تكوين فريق قوي ومتماسك يستطيع تحقيق الأهداف المرجوة مع زيادة إنتاجية الموظف، إذ أنه يمتلك:
- سرعة العقل والتعلم.
- التطلع إلى المستقبل وإلهام الآخرين.
- القدرة على التطور والتغيير.
- القدرة على حل الصراعات.
- القدرة على تعليم الآخرين والإشراف عليهم وتفويض المهام.
- القدرة على تحمل المسؤولية.
- النزاهة والاستقلال.
- القدرة على بناء علاقات قوية.
- القدرة على التواصل بشكل فعال.
- إدارة النفس والآخرين.
- القدرة على حل المشاكل.
- لديهم مهارات العمل الاستراتيجي.
3- مهارات الحاسوب قدرات الكمبيوتر
وأصبح من الصعب القيام بذلك دون مهارات الكمبيوتر، وهي المهارات البدنية التي تمكنك من التعامل مع أجهزة الكمبيوتر وبرامج مايكروسوفت التي يعتمد عليها سوق العمل الآن.
ترجع ضرورة وجود موظف استقبال إلى أن من واجبات موظف الاستقبال في الفنادق إدخال بيانات العملاء إلى أجهزة الكمبيوتر، ويتطلب العمل كموظف استقبال معرفة مهارات الكمبيوتر البسيطة مثل:
- القدرة على تشغيل وتشغيل جهاز الكمبيوتر.
- القدرة على معالجة النصوص باستخدام /.
- القدرة على جدولة البيانات باستخدام البرنامج / .
- القدرة على تقديم العرض المرئي للمعلومات باستخدام البرمجيات.
- القدرة على استخدام تطبيقات الاتصال مثل
4- مهارات الاستماع الفعال مهارات الاستماع النشط
تتطلب واجبات موظف الاستقبال في الفندق القدرة على سماع الآخرين والتركيز على ما يقولونه لك؛ لأن بعض الأشخاص يجدون صعوبة في التركيز على سماع الآخرين واستيعابهم بشكل كامل بسبب انشغالهم بما يدور في رؤوسهم.
سيزيد من قدرتك على سماع الآخرين، وكذلك قدرتك على كسب احترام الآخرين، وبناء علاقات قوية، وجمع المعلومات الكافية، وكذلك تحقيق أفضل النتائج. لحل النزاعات.
5- مهارات تعدد المهامتعدد المهام
نظرًا لأن واجبات موظف الاستقبال في الفندق متعددة، فإن قدرتك على التحلي بالمرونة وتعدد المهام ستجعلك مناسبًا لبيئة العمل. لأنك تحتاج إلى خدمة العديد من العملاء في نفس الوقت وتوزيع تركيزك على تلبية احتياجاتهم.
إذا لم تكن لديك هذه المهارة فلا تقلق؛ لأنه يمكنك الحصول عليه باتباع التعليمات التالية:
- قم بإعداد قائمة بالمهام المطلوبة منك وقم بالتخطيط للمهام مسبقًا.
- تحديد أولويات المهام المطلوبة منك.
- العمل على مهام مماثلة.
- تجنب الانحرافات.
- تفويض المهام للأشخاص المناسبين.
- قم بمراجعة عملك أولاً.
6- مهارات خدمة العملاء
تعتبر خدمة العملاء من أساسيات واجبات موظف الاستقبال في الفنادق والمؤسسات الأخرى. لأنك كموظف استقبال أنت أول من يتعامل مع العميل وتمثل وجه الشركة التي تعمل بها، لذلك يجب عليك التحلي بالصبر والاستماع والإقناع.
يجب أن تعلم أن قدرتك على التصرف أمام العملاء مطلوبة حيث يجب أن تتعامل بروح مرحة حتى لو كانت مشاعرك عكس ذلك، كما ستواجه عملاء يصعب إرضاؤهم.
أثناء خدمتك لعملائك يمكنك الاستفادة من القدرة على “قراءة الناس” وهي القدرة على الإقناع، فإذا كنت تعرف الحالة النفسية للعميل وما يدور في ذهنه، يمكنك استخدام ذلك لصالحك. .
7- مهارات العمل المهنية
هي مجموعة من المؤهلات التي تحدد ما إذا كنت مناسبًا للوظيفة، ليس فقط كموظف استقبال ولكن لجميع الوظائف. لأن أصحاب العمل يبحثون دائمًا عن موظفين ذوي توجهات تجارية يحبون التعلم، ويمكنهم العمل تحت الضغط، ويمكن أن يكونوا مبدعين، ولديهم القدرة على التغلب على الأزمات وإدارتها، ولديهم القدرة على البحث والتحليل، ولديهم المرونة والمرونة. الشخص المتعلم يجعلك مناسبًا للوظيفة.
وهناك صفات مهنية أخرى يجب أن يتمتع بها موظف الاستقبال في الفندق عن غيره من موظفي الاستقبال في المنشآت الأخرى، منها حب السفر والهدوء والمجاملة واللباقة في الأمور والقدرة على حفظ الأسرار والانفتاح والقدرة على قبول الآخرين.
8- المهارات التنظيمية مهارات تنظيمية
إن امتلاك هذه المهارات سيمكنك من تسهيل مهام موظف الاستقبال في الفنادق، لأن قدرتك على تنظيم مكان العمل والوقت والتخطيط الجيد للعمل ستسمح لك بتنفيذ المهام المتوقعة منك بسهولة وسرعة، وينسى البعض أن مهارات التفويض هي جزء من العمل. المهارات التنظيمية من الصعب أن يقوم شخص واحد بجميع المهام، لذلك عليك معرفة الشخص الأفضل لأداء المهمة وتفويضها إليه.
إن امتلاك المهارات التنظيمية ليس بالأمر الصعب على الإطلاق لأن تنظيم الأفكار من المهارات التي يمكن اكتسابها بخطوات بسيطة مثل تنظيم مكان عملك والمحافظة عليه طوال اليوم.
إن حصولك على هذه المؤهلات أو القدرة على تعلمها سيمنحك فرصة العمل كموظف استقبال في المؤسسات الكبيرة، وهو ما سيفيدك لأن هذه الوظيفة تتميز براتب مناسب يؤهلك لمستوى معيشي أفضل.