كيفية كتابة طلب كتابي للجامعة يسهل عليك الحصول على شيء معين في الدوائر الحكومية وخاصة الجامعات يتم نقل الطلبات والشكاوى بطريقة رسمية من خلال نماذج مكتوبة تسهل المعاملات بسبب الاختلاف. ونبين كيفية كتابة طلب كتابي للجامعة نظرا لبنيته وموضوعيته من الطلبات غير الرسمية.
جدول المحتويات
كيفية كتابة طلب مكتوب إلى الجامعة؟
إن للخطابات الرسمية بمختلف أشكالها أهمية واضحة في تحقيق الهدف من ورائها، لذلك يتم توجيهها للقبول في جميع المؤسسات الرسمية لتعزيز تحقيق غرضها بشكل عميق.
بالمقارنة مع الرسائل غير الرسمية، فهي تختلف في المحتوى والشكل والموضوعية، لذلك نوضح كيفية كتابة طلب كتابي إلى الجامعة في الفقرات التالية:
1- كتابة البيانات الرئيسية
في البداية، إذا كان الموضوع موضوع طلب أو شكوى رسمية، يجب كتابة كافة البيانات والمعلومات الشخصية، مثل الاسم الذي يجب كتابته بأربعة أحرف كاملة.
2- أكتب العنوان
ويعتبر من المتطلبات أن يتضمن الخطاب الرسمي عنوان الإقامة الحالي بالتفصيل، بما في ذلك رقم المنزل واسم الشارع والحي والمحافظ ومعلومات البلد.
3- أرقام الاتصال
يجب عليك إدراج أرقام الاتصال الخاصة بك، مثل أرقام الهاتف المحمول أو المنزل أو الأرقام الشخصية الأخرى، مع التأكد من صحتها واستخدامها في جميع الأوقات.
4- البريد الإلكتروني
ويجب إضافتها إلى أي خطوات تتطلب ذلك أو تطلب الرد أو الاتصال منك عبر الإنترنت، فلا يمكن إغفال هذه الخطوة.
5- كتابة محتوى التطبيق
يجب أن يحتوي الطلب بشكل واضح على كل ما تريد كتابته، مع إضافة العنوان الرسمي للمرسل إليه في البداية، سواء كان لجهة حكومية بشكل عام أو لشخص محدد.
وهنا يجب أن يتوافق النص مع كافة المتطلبات القانونية المطلوبة للمرسل إليه، كما يجب أن يكون خاليًا من أي أخطاء إملائية أو لغوية قد تؤثر على صحة المحتوى والطلب بشكل عام.
من أهم الأمور لسلامة المحتوى وجود معلومات تفصيلية مثل أرقام الاتصال المختلفة ورسائل البريد الإلكتروني.
إذا كنت تريد التقديم عن طريق الكتابة اليدوية، فيجب أن يكون خط يدك واضحًا ودقيقًا، أو عليك الكتابة باستخدام برامج الكمبيوتر لهذا الغرض، وهو ما يفضله الجميع اليوم.
والمهم في هذا الصدد أن جميع المعلومات المضافة صحيحة 100% لأنها تؤثر على التطبيق بأكمله أو الغرض الذي كتبت من أجله.
6- مسائل أخرى تتعلق بتقديم طلب كتابي إلى الجامعة
أثناء عرضنا لكيفية كتابة الطلب الكتابي للجامعة، ذكرنا بعض الأمور التي يجب أن يتضمنها الطلب الكتابي وأدرجناها على النحو التالي:
- إظهار الرقم الجامعي والتخصص في أسفل الطلب.
- كتابة المعلومات بطريقة منظمة ومتسلسلة.
- اختيار التعابير والكلمات المناسبة للتعبير.
- اكتب هذا على ورقة A4.
- يكتب بالحبر الأسود أو الأزرق.
- يجب أن تكون ورقة الطلب خالية من الخدوش أو الأوساخ في حالة استخدام ممحاة الحبر عليها.
- في حالة استخدام الكمبيوتر لكتابة الطلب، يجب مراعاة الهوامش وترك مسافات مناسبة بين الأسطر والفقرات.
- أرسل الطلب بلغة المستلم.
- التاريخ هو تاريخ تقديم الطلب.
- المرسل إليه هو المؤسسة التي تتلقى طلب اتخاذ القرار.
- الطرف المرسل يعني مقدم الطلب.
- الموضوع هو الغرض من الطلب أو الفكرة الأساسية التي تم إنشاؤه عليها.
- المحتوى يعني معلومات مختصرة عن محتوى الطلب وسببه ولمن يوجه ولماذا، وهو مقسم إلى فقرات محررة توضح المحتوى دون تعقيد.
نماذج الطلبات المكتوبة بالجامعة
وبعد مناقشة كيفية تقديم طلب كتابي إلى الجامعة، نذكر بعض الأمثلة التي يمكن أن تكون المرجع الأول في كتابة هذه الرسائل ونعرضها في الفقرات التالية:
1- النموذج الأول
في هذا النموذج يُدرج أدناه الرقم الجامعي للطالب، ونذكر أنه يبدأ بالبسملة، ويتم التحية بعد سرد التفاصيل المختصرة، ثم يتم إدخال الموضوع وتحرير الاسم، وذلك على النحو التالي:
بسم الله الرحمن الرحيم
تاريخ: / /
السيد أ. عميد كلية الحقوق جامعة القاهرة المحترم.
مرحبًا:
موضوع:……………………
وأود أن أشير إلى أن ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………….;
وذلك………………………………………………………………………..
مع تحياتي الطالبة : ……………
ننصحك بالقراءة
الرقم الجامعي: ……………………… المدرسة: الحقوق
2- النموذج الثاني
يشتمل هذا النموذج الخاص بالطلب الكتابي للجامعة على عنوان البريد الإلكتروني للمرسل والاسم الكامل وعنوان السكن؛ وهذا ما يبسط عملية الرد على طلبه بمجرد الموافقة عليه، ونعرضها في النموذج أدناه:
تاريخ: / /
إلى رجال ونساء الجامعة …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… بناءً على الطلب الكتابي المرسل إليكم، تفضلوا بقبول …………………………………. …………………………………………… مع تقديري واحترامي الذي لا ينتهي.
الاسم الكتابي لمقدم الطلب: ……………………………………..
إمضاء:…………………………………………………
الاسم الكامل لمقدم الطلب : …………………………………………
العنوان الكامل:……………………………………………………..
رقم الهاتف:…………………………………………………..
بريد إلكتروني:…………………………………………………..
انقر على الرابط أدناه للحصول على النماذج المذكورة أعلاه:
شروط الطلب الكتابي
وبينما قد تكون هناك بعض الشروط التي يجب على الشخص معرفتها قبل التقديم إلى الجامعة، فقد يكون هناك أيضًا نموذج خاص يحل محل الطلب، لذلك لا بد من الاهتمام بالطلب والسؤال والسؤال قبل الكتابة. لتقديمه أو استدعائه إلى السلطات.
تحتاج أيضًا إلى معرفة ما إذا كانت الطلبات تتطلب طوابع أو رسومًا أو موافقة خاصة، لذلك عليك الانتباه لهذه الأمور قبل تقديم الطلب.
الغرض من الطلب الكتابي
ومن خلال مناقشة كيفية كتابة طلب كتابي للجامعة، نتطرق إلى الغرض من هذه الطلبات والرسائل الرسمية ونذكرها بالنقاط التالية:
- الحصول على بيانات كاملة عن شيء محدد، وغالباً ما تكون هذه المعلومات ذات صلة بالموضوع الرئيسي للطلب.
- الاستجابة وفقاً للأحكام المهنية والقانونية المناسبة لسياقها.
- تنفيذ الإجراءات المناسبة للطلب لضمان الحصول على نتائجه وعرضها على مقدم الطلب خلال فترة زمنية معينة.
نصائح عند كتابة طلب مكتوب
وفي استمرار لشرح كيفية تقديم طلب كتابي إلى الجامعة، نتطرق إلى بعض النصائح التي يجب على الطالب الانتباه إليها عند تقديم طلب كتابي إلى الجامعة، ونذكرها في الفقرات التالية:
1- صياغة التطبيق الأول
معروف بتشابهه مع النسخة الأصلية للتطبيق، وبما أنه يمكن إنشاء العديد من الإصدارات المختلفة لمسودة التطبيق، فإنه يتيح للفرد تجنب الأخطاء النحوية والإملائية عند كتابة النسخة الأصلية ومن ثم اختيار النسخة المناسبة. أن تكون أحدث وأصلي.
2- إعداد الخطة
قبل البدء في الكتابة، يجب إعداد خطة تحدد أفكار الكتابة ومحتوى التطبيق، بما في ذلك الموارد والعنوان والمراسلات والعديد من المحتويات الأخرى المناسبة لطبيعة التطبيق، مما يوفر الجهد والوقت أثناء الكتابة.
3- كتابة الفقرات مباشرة
والغرض من ذلك هو التركيز على التنقل مباشرة بين الفقرات؛ بما أن الغرض من الطلب هو عرض أو توضيح فكرة معينة، فلا داعي لاستخدام كلمات غير مفهومة أو تقديم معلومات ليس لها أي قيمة لموضوع الطلب.
4- تسهيل الطلب
أي أنه ينبغي كتابة الرسالة بطريقة يسهل فهمها عند استلامها، وبالتالي زيادة التفاعل وتوفير الرد السريع على الرسالة، وبالتالي تجنب النقاط الغامضة أو البيانات التي لا علاقة لها بهدف الطلب. : الوثيقة الكاملة وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان الإقامة.
5- أضف عنوانا
تُعرف هذه العناوين بعناوين التقديم المكتوبة وعادةً ما توجد في التقديمات الرسمية، بينما في التقديمات غير الرسمية لا تكون مطلوبة إلا إذا طلبها المؤلف.
6- طول وقصر العمود الفقري
بمجرد الانتهاء من إعداد الطلب ونموذج الطلب النهائي، ينبغي تحديد حجم الفقرات الكبيرة أو الصغيرة، ومن الأفضل إضافة فقرة أو فقرتين فقط.
7- إغلاق الأمر
وتعرف الخطوة الأخيرة بكتابة الطلب قبل إرساله واستلامه من قبل الطرف المعني، ويجب أن تنتهي الفقرة الأخيرة بطريقة مهذبة وتتضمن عبارات الشكر والتقدير للطرف المعني.
إن كتابة طلب كتابي للجامعة أمر سهل عندما تتبع الخطوات الصحيحة أو بمساعدة القوالب، تأخذ في الاعتبار النصائح التي من شأنها زيادة فعالية الطلب وتحقيق الغرض منه.