في بعض الأحيان ، قد يحتاج بعض الأشخاص إلى كتابة خطاب إلى وكالة حكومية لأي سبب من الأسباب ، ولهذا السبب يجب تقديم هذه الرسالة رسميًا ، ولهذا السبب سوف نوضح لك اليوم بالتفصيل كيفية كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية من خلال نا على الإنترنت.
كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية
يجب أن يعلم كل منا أن هناك العديد من الأشخاص الذين يعرفون ولديهم خبرة في كتابة الخطابات الرسمية ، لذلك من الممكن استشارة محام وكاتب عدل لكتابة الرسالة بطريقة رسمية جيدة ، ولكن في بعض الأحيان قد لا يتمكن الكثيرون من الوصول إلى هؤلاء المتخصصين وفي هذه الحالة من الضروري كتابة الرسالة بنفسك وبالتالي لا تتأخر في تقديم الخطاب للحصول على ما تريده من الوكالة الحكومية التي يتم تقديم هذا الخطاب فيها.
لكن قبل أن نقدم لك الطريقة المثالية لكتابة الحروف ، يجب أن نعرف أنواع الحروف الرسمية ، لأن هناك عددًا من أنواع الحروف ، وهي
- كتاب موجه إلى مؤسسة رسمية ونشره من خلال مؤسسة رسمية أخرى.
- خطاب موجه لشخص وموجه لمؤسسة رسمية مثلا هذا الشخص يعمل في أحد الطرفين ويريد تلقي خدمات من الطرف الآخر.
- خطاب موجه إلى فرد من جهة رسمية.
نماذج الخطابات الرسمية
- يجب كتابة الخطابات الرسمية على ورق أبيض عادي أو يمكن استخدام ورق أصفر عادي ، بالإضافة إلى الشعار الرسمي للجهة الرسمية التي صدرت لها الرسالة ، ويجب أن يكون هذا الشعار هو الشعار الرسمي وليس النص فقط.
- يفضل كتابة الحروف على الكمبيوتر بدلاً من الكتابة اليدوية ، وبالنسبة للأحرف الرسمية ، يجب اختيار خط مناسب وواحد من أفضل الخطوط هو الخط Arial ويمكن كتابته بالحجم المناسب أي حجم 16.
- وإذا لم تكن لديك فرصة الكتابة على الكمبيوتر ، فيمكن استبدالها بخط اليد ، وفي هذه الحالة تحتاج إلى كتابة الرسالة بقلم أزرق.
- يجب أن يكون هناك أقل من سطر وسطر ونصف بين السطور ، ويجب أن تكون الكتابة على نصف الورقة.
خطوات كتابة خطاب رسمي بالتفصيل
- في البداية يجب أن تكتب استمارة رسمية وتبدأ بتحية ، فمثلاً تبدأ بتحية الله عليك وبركاته ، ثم تنتقل إلى السطر التالي وتكتب اسم الشخص الذي تريد إرسال الرسالة إليه ، ثم تكتب عبارة التحية وبعدها ، ثم تكتب ما تريد في الرسالة.
- عند كتابة رسالتك ، يجب أن تستخدم لغة قوية وواضحة ، خاصة عند وصف طلبك ، يجب أن تكون قصيرة ، توضح ما تريد ، ومقسمة إلى نقاط محددة.
- أخيرًا ، بعد كتابة كل ما تريد في الخطاب ، سينهي الخطاب الرسمي بتحية ، ويكتب عبارة “شكرًا جزيلاً” متبوعة بعبارة “تم الإرسال إلى صاحب السعادة” ويكتب اسمك أو اسم المؤسسة التي صدرت لها هذه الرسالة وإذا كان هناك ختم رسمي موضوع في أسفل هذه الرسالة.
نصائح لكتابة خطاب رسمي
- يجب أن يكون الخطاب الرسمي واضحًا ويجب أن تكون حريصًا في اختيار الكلمات.
- يجب أن يكون الخطاب مقنعًا جدًا بحيث لا يدرك مستقبله ويقتنع بكل ما ورد فيه.
- يجب تجنب التعقيد عند كتابة خطابك ، لذلك لا تستخدم الخطوط الشعرية أو الكلمات البذيئة.
- يجب أن تحاول أن تكون موجزًا قدر الإمكان ، ولكن في نفس الوقت حاول ألا تفسد محتوى الرسالة أو سبب إرسال هذه الرسالة.
- عندما تبدأ في الرد على الرسائل الرسمية المختلفة ، يجب عليك الرد على جميع النقاط التي وردت إليك في الحرف الأول وعدم نسيان أي منها.
أنواع الرسائل الرسمية
خطابات العمل يمكن القول أن هذا النوع من الخطابات هو أداة إعلانية مهمة للشركات الكبيرة ، لأن الرسالة تحتوي على جميع المعلومات المهمة عن نشاط الشركة التجاري ، وليس ذلك فحسب ، بل أيضًا اسم ورقم سجل الشركة التجاري ، وبالتالي فهي أداة إعلانية وهذا النوع من الخطابات يستخدم لأغراض تجارية مختلفة.
الخطابات الرسمية هذا النوع من المحادثة يدور حول الجانب الوظيفي أو الإداري ويتعلق بشكل عام باتخاذ القرارات أو استدعاء الأشخاص.