تعد كتابة تقرير من أهم الوظائف التي تتطلب مجموعة من المهارات للشخص الذي يسعى لنقل المعلومات أو إقناع الآخرين بوجهة نظر معينة ، فما هي أفضل الطرق لكتابة تقرير؟
كيف تكتب تقرير دقيق خطوة بخطوة؟
مفهوم التقرير
التقرير عبارة عن مجموعة من المعلومات المتاحة حول ظاهرة أو قضية معينة أو مشكلة شائعة ويتم تقديمها كتابةً أو شفهياً ، ويمكن أن يقدمها شخص واحد إلى فرد أو شخص واحد لمجموعة من الأشخاص.
تعد كتابة التقارير من أهم المهام وخاصة في المدارس حيث يمكن للمدرس تقييم الطالب عن طريق كتابة تقرير وتحديد إلى أي مدى يدرك الطالب جميع جوانب الموضوع المطلوب منه.
أهمية كتابة التقرير
- وثائق محددة للنشاط للرجوع إليها على الفور.
- العمل على زيادة الثقة بالنفس مع الشعور بالإنجاز.
- زيادة المساعدة في التخطيط للأنشطة المستقبلية.
- الحصول على مجموعة من الأفكار الجديدة من خلال إنتاجها وتطويرها وحفظها.
- تحديد وتحديد الصعوبات التي تمت مواجهتها في النشاط.
- حدد إلى أي مدى تم تحقيق الهدف المنشود من كتابة التقرير.
خصائص التقرير المناسب
- يتضمن التقرير مقدمة ومقدمة وخاتمة.
- التقرير مكتوب على أساس منتظم.
- يقدم التقرير مجموعة من التوصيات المحددة الخاصة بنوع النتيجة المرجوة.
- يتضمن التقرير ارقام وصور وجداول.
- يقدم التقرير معلومات وأرقامًا أكثر من مجرد السجال.
- التقرير مخصص لعدد محدد من الناس ، أي مجموعة معينة.
- التقرير مكتوب في شكل محدد ورسمي.
عناصر تقرير جيد
- يجب أن يكون التقرير واضحًا في كل كلمة وعبارة والغرض الذي يرغب في التعبير عنه ببساطة ودون تعقيد.
- يجب أن يكون التقرير في تكامل نحوي مع استخدام لغة سهلة وبسيطة لجمهور ملتزم.
- ولكي يكون التقرير قصيرًا وغير ممل ، يجب ألا يحتوي محتواه على كلمات كثيرة.
- يجب أن يحرص التقرير على تنظيم الأفكار وترتيبها بدقة ودقة حتى لا يتشتت رأس القارئ في اتجاهات مختلفة.
الخطوات الصحيحة لكتابة التقرير
- تحديد المؤسسة والشخص الذي نرغب في إرسال التقرير إليه ، حيث تختلف تفاصيل معلومات التقرير باختلاف الشخص الموجه إليه التقرير.
- حدد السبب والغرض من كتابة التقرير حتى نتمكن من تحديد أفضل الطرق لكتابة التقرير وتقديمه للجمهور المستهدف.
- حدد أهدافًا لكتابة التقرير حتى تتمكن من تحديد طرق تقديم المعلومات وعرضها في التقرير.
- ضرورة تحديد نوع التقرير المراد كتابته وعدد الصفحات المراد كتابتها.
- اكتب العنوان الرئيسي ، الذي يجب أن يكون بسيطًا ومفهومًا ، مع ملخص قصير.
- المقدمة ، التي يجب أن تتضمن نقاطًا خاصة بالموضوع ، تلفت الانتباه إلى جذور المشكلة التي سيتناولها التقرير.
- نص الموضوع الذي يفصل المشكلة مع تحليلها ويعرض فترات محددة في فقرات وعناوين فرعية مختلفة.
- الخاتمة ، وهي ملخص لنتائج الموضوع والتقرير ، توفر إلى أي مدى يحقق التقرير الهدف المنشود ويناقش هذه النتائج.
- يجب أن يحتوي هذا التقرير على ملاحق تتضمن صورًا أو جداول أو بيانات توضح التقرير ، والتي يمكن تطبيقها للكتابة ، ويجب أن يحتوي التقرير على توصيات للاستفادة من التقرير.