إن طريقة كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية ليست صعبة على الإطلاق ، ويحتاجها كثير من الناس دائمًا لكتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية أو وكالة حكومية معينة ، أو لإكمال مسألة معينة ، أو لتقديم شكوى أو طلب.
في هذا المقال نشرح بالتفصيل طريقة كتابة خطاب رسمي للجهة الحكومية من خلال إلكتروني ، وكذلك عرض كل شيء مثل أنواع الرسائل الرسمية وأهميتها لإفادة وإفادة جميع متابعين ال.
كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية
لمعرفة كيفية كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية ، يجب أن تعرف أولاً ما هو الخطاب الرسمي وأنواعه
تعريف الخطاب
بشكل عام ، الرسالة هي رسالة أو رد يرسله شخص ما إلى شخص آخر أو إلى جهة معينة ، وهناك أنواع عديدة من الرسائل وتختلف طريقة كتابة الرسالة حسب الحالة والغرض منها.
خطابات رسمية حكومية
الخطاب هو خطاب مكتوب يقدمه الشخص إلى وكالة أو شركة حكومية رسمية للحصول على خدمة معينة أو للموافقة على طلب معين ، ويتم اتباع بعض الخطوات الأساسية لكتابة المقالة بشكل صحيح ويفضل صيغة معينة في كتابة الرسالة ، خاصة في الرسائل الرسمية المرسلة إلى جهة حكومية.
أحيانًا يحاول الشخص كتابة الخطاب الرسمي بنفسه ، لذلك يحتاج إلى معرفة أكثر من محرف واحد ، وفي أحيان أخرى سيبحث عن خبير لمساعدته ، مثل المحامين والموثقين وغيرهم.
هل تعرف
تنسيق الخطابات الرسمية
- يجب عليك إحضار ورق أو ورق أبيض أو أصفر عادي يحمل شعار الوكالة الحكومية أو الشركة التي تم إرسال الخطاب إليها.
- يمنع منعا باتا تضمين أي رسومات أو أشكال في محتوى الرسالة.
- يفضل كتابة الخطاب الرسمي في برنامج وورد واستخدام الخط Arial بحجم 16.
- في حالة الكتابة بخط اليد ، يجب كتابتها بالقلم الأزرق والأسود لا ينبغي استخدامها لتسهيل التمييز بين الحرف الأصلي والنسخة المصورة.
- يجب أن تكون المسافات بين كل نقطة والنقطة التالية بين نصف خط وخط.
- للحفاظ على تنسيق الخطاب الرسمي ، ينبغي على المرء أن يبدأ الكتابة من منتصف الورق العادي دون إضافة إطار أو إطار.
- يجب أن تبدأ الرسالة بتحيات الله ورحمة الله وبركاته ، وتنتهي بجملة شكر مثل شكرًا جزيلاً ، شكرًا لك ، يليها التوقيع وتاريخ إصدار الخطاب.
ولا تفوت معرفة
كيفية كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية
هناك بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية للجهات الحكومية
ترويسة
يجب كتابة عنوان الشخص الذي أرسل الرسالة في أعلى الورقة ، مع مراعاة الترتيب ، حيث يتم كتابة اسم الشارع أولاً ، يتم كتابة اسم المدينة في السطر التالي ، ثم يتم كتابة الرمز البريدي.
إذا كان الشخص الذي أرسل الرسالة الرسمية يقيم في الدولة ، فيجب ذكر القرية أولاً ثم المدينة التي ينتمي إليها ، ثم يجب كتابة تاريخ الرسالة في أسفل الصفحة على اليسار ، حيث يجب كتابة التاريخ الكامل (اليوم ، الشهر ، السنة).
العنوان الداخلي
مع الأخذ في الاعتبار وجود مسافة كافية بين الترويسة والعنوان الداخلي وعنوان المرسل إليه واسم الشركة أو المؤسسة التي يعمل فيها الشخص المرسل للخطاب واسم الشارع.
تحية
يجب كتابة التحية الافتتاحية وعلى بعد سطرين أسفل العنوان ، يجب كتابة الكلمات الأخرى التي تعبر عن التحية والسعادة والتقدير عند كتابة الرسائل الرسمية ، مثل السيد المدير ، والتحية الطيبة وبعد ….
محتوى الكلام
مضمون الرسالة هو المحتوى الذي يريد المرسل شرحه للمؤسسة الرسمية أو المؤسسة الحكومية مثل شكوى ونحوها ، ونص الرسالة مكتوب في سطرين بعد التحية.
يجب كتابة الخطاب بطريقة سهلة وبسيطة ، وتوضيح الأفكار وتسلسلها ، والاهتمام بكتابة الخطاب بطريقة مقنعة وبسيطة ، وكذلك الإيضاح في الكتابة وترك فراغات بين الكلمات لتسهيل قراءتها.
حل
يجب إضافة جملة ختامية للإشارة إلى نهاية الخطاب ، ويجب أن تتضمن الخاتمة كلمات شكر وتقدير لمتلقي الخطاب الرسمي ، مثل شكراً جزيلاً ، تحياتي ، وغيرها من كلمات الامتنان التي ستوضح نهاية الخطاب للقارئ.
التوقيع أو الختم
يتم كتابة توقيع الشخص الذي أرسل الخطاب الرسمي أو وضع الختم الرسمي بعد حوالي ثلاثة أسطر من الخاتمة ، حيث يكتب المرسل جميع الأسماء الأربعة ويضع توقيعه.
تاريخ
يجب كتابة تاريخ إرسال الخطاب بالتفصيل (اليوم ، الشهر ، السنة).
قالب خطاب رسمي لشركة
- والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته …
- إلى السيد. …
- مرحبًا،
- محتوى الخطاب الرسمي.
- جزيل الشكر والتقدير.
- ارسلت اليك …
- ضع توقيعك في الأسفل أو ختمه.
- التاريخ الكامل مع اليوم والشهر والسنة.
أهمية الخطب الرسمية
- بشكل عام ، تعتبر الخطابات ذات أهمية كبيرة في حياتنا اليومية ، سواء على المستوى الوظيفي أو على المستوى الاجتماعي.
- يعتبر الكلام من أهم أدوات الاتصال بين الأفراد والمنظمات.
- تعتبر الرسالة أداة مثالية للتفاعل الرسمي بين الوكالات الحكومية أو التفاعل بين الفرد والمنظمة التي يعمل بها ، خاصة عند تقديم طلب أو شكوى معينة.
- يساعد الخطاب الرسمي على توفير المزيد من الجهد والوقت ويجعل المسافات أقرب.
- يمكن تخزين الكتابة الرسمية كنوع من المستندات التي يمكن الرجوع إليها حسب الحاجة.
- الكلام هو وسيلة لإسماع شيء ما ، وهذا واضح جدًا في خطابات الأعمال.
أنواع الرسائل الرسمية
تنقسم الحروف الرسمية إلى نوعين فقط على النحو التالي
الخطاب التجاري
- يستخدم الخطاب التجاري لبعض الأغراض التجارية مثل الإعلان عن منتج أو سلعة معينة ، ويتميز هذا النوع من الكلام باستخدامه في الأمور الإعلانية للمؤسسات والشركات.
- يحتوي خطاب العمل أعلاه على “عنوان” يتضمن جميع المعلومات حول الشركة أو المؤسسة ، مثل الاسم وال ونوع النشاط التجاري ورقم تسجيل الأعمال ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني وصندوق البريد وشعار الشركة.
خطاب إداري رسمي
- الخطاب الإداري الرسمي هو رسالة حول القضايا الوظيفية داخل المؤسسة أو مكان العمل ويتضمن التعاليم العامة والمقترحات والقرارات التي تتخذها الإدارة ومسائل أخرى.
اقرأ عنها هنا
نصائح لمن يكسبون المال عند كتابة خطاب رسمي
- يجب اتباع بيان واضح لا لبس فيه عند كتابة الخطاب الرسمي.
- يجب أن تكون المعلومات الواردة في النص صحيحة ويجب أن تكون الأفكار واضحة.
- يجب أن يلتزم مؤلف الخطاب الرسمي بالحياد وأن يتجنب تمامًا التعبيرات الأدبية والتعزيزات البديهية.
- يجب اتباع أسلوب الإيجاز في كتابة الخطاب الرسمي ، دون المساس بالمعنى العام للكلمة.
- يجب كتابة الخطاب الرسمي بطريقة مقنعة ، مع تجنب التعبير عن المشاعر والعواطف في الكتابة.
- إذا تمت كتابة خطاب رسمي ردًا على خطاب سابق ، فيجب على المؤلف أن يذكر بإيجاز رقم وتاريخ ومحتوى تلك الرسالة.
- استكمال وإيضاح جيد للفكرة الأولى أولاً ، ثم الانتقال إلى الفكرة الثانية ، إلخ. يجب أن تكون الأفكار منظمة ومنسقة بشكل واضح.
- إذا تم الرد على خطاب رسمي بأكثر من فكرة ، فيجب الرد على الخطاب برأي خادع وفقًا لسرية الخطاب الرئيسي.
- عند كتابة خطاب رسمي في Word ، يجب ألا تضيف أي إطارات أو إطارات.
- يجب وضع ختم أو توقيع شخصي في أسفل يمين الورقة لجعل الخطاب رسميًا.