إن صفات السكرتير الناجح هي التي تجعله يعمل بشكل أفضل من غيره لأن وظيفة السكرتير هي وظيفة أسهل ولا تحتاج إلى المزيد من الشهادات والمؤهلات للحصول عليها ، في حين أن مجموعة متنوعة من المهارات والقدرات مطلوبة. صفات مميزة ، لذلك يصف ال مهارات السكرتير الفعال.
جدول المحتويات
صفات السكرتير الناجح
من أسس نجاح المنظمة نجاح المدير الذي لا يتحقق إلا بنجاح فريق سكرتارية ناجح ، لأن هذا لا يتم دون وجود العديد من الصفات التي تعتبر من سمات السكرتير الناجح. .
أولاً المؤهلات المهنية
المؤهلات المهنية هي قدرة السكرتير على القيام ببعض الأعمال التي تعزز مهنته وتدعم عمه ولكن لا تعتبر على المستوى الشخصي.
- القدرة على التعلم المستمر ومتابعة التطورات التي توصل إليها العلماء في المجال التقني.
- أن يكون حاصلاً على مؤهل علمي يتناسب مع مجال الدراسة.
- مهارات الأرشفة.
- القدرة على صياغة الخطابات والمراسلات بشكل صحيح.
- الخبرة المكتبية والسكرتارية.
- معرفة كاملة بكيفية كتابة التقارير وكيفية التعامل مع البريد الورقي والإلكتروني.
- القدرة على العمل الفردي والجماعي.
- تقبل أفكار الآخرين ، وتقبل النقد ، وسرعة الاستيعاب والتعلم.
- القدرة على التفاوض والإقناع.
- الطموح من سمات السكرتير الناجح أن يكون طموحاً.
ثانياً الصفات الأخلاقية
بينما يعتقد بعض الناس أن الخصائص الأساسية للموظف لا تؤثر على بيئة العمل ، فإن شخصيتهم وخصائصهم تؤثر حتماً على بيئة العمل والعلاقات الشخصية مع من حولهم.
- أمانة.
- وفاء.
- أمانة.
- يتحمل المسؤولية.
- نزاهة.
- الموضوعية
ثالثًا الخصائص السلوكية
هناك بعض السلوكيات التي يجب أن يعرفها السكرتير الناجح.
- امتلاك ذكاء وسرعة في التعامل مع الظروف والمواقف التي تواجهها.
- أن يتميّزوا بالقدرة على تنظيم مهامهم وإنجازها في وقت قصير.
- تعدد المهام مع التركيز والدقة.
- قوة الذاكرة والقدرة على حفظ المعلومات.
- القدرة على التواصل مع العملاء والمدير بلطف ومهارة.
- الالتزام بالمواعيد واحترام الوقت والقدرة على إدارة العمل في الوقت المناسب.
- انتبه إلى المظهر والأناقة.
- الطلاقة في الكلام وقوة الشخصية.
- الولاء للمؤسسة والجهات.
- المرونة والهدوء.
أنواع السكرتارية
تختلف وظيفة السكرتارية عن خدمة العملاء أو وظيفة الاستقبال لأنها تأتي تحت اسم العمل الإداري.
أولا الأمانة التنفيذية
يُعطى مناصب أعلى من الأمين العام ، ويتمتع بصلاحية القيام بمهام إدارية على شكل مشاريع كاملة لأحد المسؤولين ، على سبيل المثال إصدار تقارير سنوية.
ثانياً الأمانة العامة
وتتمثل مهمتها في إدارة جميع الأعمال المكتبية للمؤسسة أو الشركة بأكملها ، وهي تؤدي هذه الواجبات من الرد على الهواتف إلى تلقي المراسلات ، من إدارة الشؤون المالية إلى شؤون الموظفين والتدريب.
- سكرتارية خاصة يستحوذ العمل على المكتبة ويوفر خدمات الأعمال لفرد أو قسم ، وبناءً على ذلك ، الأعمال الخاصة للمديرين المرافقين ، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة ، وتنظيم جدول الأعمال ، وحجز تذاكر الطيران ، واستلام الرسائل المصرفية ، وما إلى ذلك.
- مساعد خاصوظيفته شبيهة بوظيفة مدير المكتب ، لكنها تقرب ويتدخل مع المدير في الأمور الشخصية ، ويتبع مدير المكتب ويعهد إليه بالآثار المالية والحيل السرية.
- مدير مكتبهو المشرف والشخص المسؤول الذي يكلف بمهام السكرتارية الخاصة والعامة والتنفيذية ، ويخطط العمل من أجلهم ويعمل على تقييم كل منهم.
واجبات السكرتير الناجح
يجب أن تكون السكرتيرة الناجحة قادرة على التفكير والدراسة والبحث من أجل الحصول على وظيفة أفضل ، وكذلك الالتزام بالعمل المنوط بها والقيام بذلك على أكمل وجه لتقديم كل دعم ممكن لمن حولها. لأداء مهام معينة ضرورية لوجودها الوظيفي.
- التواصل مع جميع أقسام المؤسسة أو الشركة.
- تحديد مواعيد المقابلة والمواقع وتنظيم مواعيد الاجتماعات.
- تنظيم العمل وإسناد المهام للموظفين داخل المنظمة.
- كتابة التقارير الإدارية وطباعتها بشكل دوري.
- متابعة سير العمل وتنفيذ القرارات الادارية.
- تخفيف العبء عن المديرين وتنظيم جداول العمل.
- الترحيب بالضيوف والعملاء الجدد.
- استقبال ومراجعة المكالمات والرسائل.
- مراجعة الخطابات والمستندات قبل إرسالها.
- استبدال وإعداد وتسليم الوثائق في الوقت المناسب.
- الإعداد والمشاركة في الاجتماعات والمؤتمرات وإعداد تقرير موجز عن القرارات المتخذة في نهاية الاجتماع.
تأثير مشاكل السكرتارية
لا شك في أن مهنة السكرتارية أصبحت مطلوبة في سوق العمل ولها مزايا على الوظيفة التي توفرها ، ولكن هناك أيضًا بعض المشكلات التي تواجه السكرتارية.
- وجود أكثر من هيئة إدارية ووجهات نظر مختلفة.
- مشاكل في التواصل والعلاقات مع الناس.
- لا توجد خطة للمعاملات بين الأقسام.
- عدم التنسيق وأزمة الوقت.
- التعامل مع العديد من العقليات المختلفة التي تؤثر على التركيز والاستيعاب.
- عدم الراحة الذي يمكن أن يؤدي إلى عدم التركيز واتخاذ قرارات خاطئة.
- عدم وجود خطة عمل.
- تكليف العديد من المهام غير المتوقعة أو غير المناسبة.