لا شك أن العمل الجماعي أفضل بكثير من العمل الفردي ، حيث يساعد على تحقيق أهداف العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
إن توزيع المهام على كل فرد ضمن نظام الأعمال يجعل من السهل تسهيل مهام كل فرد وفقًا لقدرته على أداء مهامه بشكل أفضل ، وبالتالي سنبين لك كيفية توزيع المهام بين فريق العمل من خلال ال الإلكتروني. “”.
جدول المحتويات
كيف يتم توزيع المهام بين فريق العمل؟
يجب أن يمتلك مدير الفريق ميزات خاصة ليتمكن من توزيع المهام بذكاء وذكاء بين الفريق بحيث يمكن تحقيق الأهداف المرجوة بسرعة وكفاءة.
اقرأ أيضا
مواصفات مدير الفريق
- أن يكون مختصًا في اختيار أعضاء فريق العمل من حيث مطابقة الخبرات السابقة ودرجات التعليم والمهارات الشخصية والمستوى العقلي.
- يجب أن يكون أيضًا قادرًا على التخطيط والتحليل والموضوعية في اختيار طريقة العمل وتعيين الأدوار بمهارة.
- يحتاج أعضاء الفريق إلى الوثوق به حتى يتمكنوا من استشارته في المهام والتوجه إليه عندما تكون هناك حاجة ملحة.
- يجب أن يكونوا من ذوي الخبرة في التعامل مع الموظفين ، وتحفيزهم ، ومنحهم الثقة في أنفسهم وخبراتهم ، ومنحهم الفرصة للابتكار لقيادة تطوير الأعمال.
- يجب أن يكونوا قادرين على حل أي نزاع بينهم بذكاء ، ويجب ألا يميزوا بينهم في العلاج ويجب أن يكونوا قادرين على توجيههم جيدًا.
- كما يجب أن يكون قادرًا على مقابلتهم والاتفاق معهم حول كيفية تحقيق أهداف العمل بشكل أفضل من ذي قبل والإشارة إلى حالات الفشل.
- يجب عليه إعطاء تعليمات واضحة والتدخل في الوقت المناسب حتى لا ينحرف الفريق عن المسار المحدد.
- القدرة على مراقبة وتقييم التقدم وتحديد الأولويات ووضع معايير أداء عادلة.
- يجب أن يفهم ويقبل أفكار أعضاء فريقه ، خاصة إذا كانت لصالح العمل.
- الانفتاح على تنوع رغبات واحتياجات أعضاء الفريق ، اعتمادًا على طبيعتهم.
- عليهم أن يمدحوا أعضاء فريقهم ويمدحوهم عندما يفعلون ما يطلب منهم ، مما يجعلهم يقبلون العمل بجدية أكبر ، وهذا التشجيع يدفعهم إلى المثابرة في كل مهمة صعبة وصعبة.
- أن كلماته لا تتعارض مع أفعاله لذلك يثق به أعضاء الفريق ويحترمونه.
فوائد إدارة المهام وإسنادها إلى فريق العمل
- لتقليل المنافسة الفردية ودعم بعضنا البعض لتحقيق النجاح من خلال التعاون بين أعضاء الفريق.
- توفير فرص لتبادل المعلومات بين أعضاء فريق العمل والإدارة.
- اتخاذ القرارات دفعة واحدة بدلاً من اتخاذ قرارات متتالية بالطرق التقليدية في الدراسات الفردية وبالتالي استخدام الوقت بأفضل طريقة.
- تحقيق النجاح المنشود من خلال التعاون والألفة بين فريق العمل.
نوصي أيضًا بقراءة
خصائص فريق العمل الناجح
- المرونة التشغيلية حيث يقبل كل عضو في الفريق آراء الآخر لصالح نجاح الفريق ولا يلتزم بوجهة نظر واحدة.
- تعد المشاركة من أهم السمات حيث يهتم أعضاء الفريق بالمشاركة الفعالة في المهام ودعم بعضهم البعض في أي مهمة قد تمنع أحدهم من إكمال المهمة.
- يجب على أعضاء الفريق تحمل المخاطر والمشاكل ومواجهتها.
- انفتاح أعضاء الفريق للإبلاغ عن تخطيط الأعمال وقبول وجهة نظرهم.
- الالتزام بتحقيق أهداف العمل والإخلاص والأمانة في العمل.
- الإبداع والطرق المبتكرة لتحقيق أهداف العمل.
- يجب أن يكون أعضاء الفريق متحضرين ويقبلون وجهات نظر بعضهم البعض عند مناقشة الاختلافات والصراعات.
- هناك أهداف يريد فريق العمل تحقيقها بشكل كامل ، وهذه الأهداف مقسمة إلى مجموعات مهام فيما بينهم حسب خبرتهم ، ويقوم الفريق بهذه المهام في المواعيد المحددة مسبقًا من قبل مدير الأعمال وبجودة عالية.
أنواع ومهام فريق العمل
هناك عدة أنواع من فرق العمل ، بعضها رسمي والبعض الآخر غير رسمي.
من خلال بعض التجارب التي يتم إجراؤها ، يفضل قادة فرق العمل الفرق الرسمية على الفرق غير الرسمية بسبب استقرارها واستمراريتها في العمل وتنفيذ الأعمال الروتينية المتكررة.
تتبع فرق العمل الرسمية أيضًا قواعد وإجراءات العمل ، وتعد التقارير اللازمة وتتبع التقدم المحرز في تحقيق الأهداف المرجوة ، بينما تؤدي فرق العمل غير الرسمية مهامًا محددة.
وتجدر الإشارة إلى أن المدير قادر على إدارة فريق العمل وتوزيع مهامهم ومراقبتها عن بعد من خلال بعض تطبيقات الكمبيوتر والجوال مثل
Asana و Slack و Trello و Screen cast OMatic و Base Camp و when I work.
بفضل هذه التطبيقات ، يمكن لفريق العمل متابعة المهام والمشاريع ، ويمكن لأعضاء الفريق متابعة بعضهم البعض دون إرسال بريد إلكتروني ، بحيث يتم توزيع المهام بانتظام.
يمكن لأعضاء الفريق أيضًا كتابة التعليقات والملاحظات من خلال هذه التطبيقات ، وآخر التطورات في الأعمال ، وتحميل الملفات ، لأن كل عضو يتلقى تنبيهات حول هذا ويمكن لبعض هذه التطبيقات ، مثل تطبيق Slack ، الاتصال ببعض الخدمات الخارجية مثل Skype.
ولوصف بعض خطط العمل والمهام بالصور ومقاطع الفيديو ، إذا كان فريق العمل يتكون من مبرمجين ومصممين ، فيمكن القيام بذلك من خلال تطبيق Screen Cast OMatic.
من ناحية أخرى ، يمكن لمدير الأعمال ترتيب ساعات عمل الفريق من خلال تطبيق “متى أعمل” ، يسهل عليه الاتصال بهم وإلغاء الأعذار.