تقرير عن مشكلة في العمل

إن معرفة كيفية كتابة تقرير عن مشكلة ما في العمل هو أمر يرغب فيه الكثير من الموظفين وأصحاب العمل لضمان سير أمور العمل على أكمل وجه، لأنه غالباً ما تنشأ بعض المشاكل التي تعيق السير الطبيعي لأمور العمل وإذا عرف المرء كيفية ذلك كتابة تقرير عن مشكلة ما في العمل إذا كنت أحد الموظفين المطلوبين عليك قراءة السطور التالية

الإبلاغ عن مشكلة في العمل

إن بيئة العمل مهمة أكثر من كيفية عمل الوظيفة، فإذا كان الجو المحيط بالموظفين مليئاً بالمشاكل والمشاجرات فإن احتمالية ضمان العمل بشكل لا تشوبه شائبة ستكون أقل بكثير من المعتاد، لذلك في حالة مواجهة المشاكل المختلفة فإن الأكثر الشيء المهم الذي يمكن القيام به هو عمل تقرير شامل عن المشكلة التي تحدث في مكان العمل وعرض كافة البيانات والأحداث المتعلقة بالمشكلة على المسؤول.

كيف تكتب تقريراً عن مشكلة في العمل؟

قد تظن أن كتابة تقرير عن مشكلة ما في العمل لن يكلفك أي جهد وأن كل كلمة تكتبها ستكون مفيدة، لكن في الواقع هناك بعض العوامل التي تلعب دوراً كبيراً في تقوية التقرير وتعزيز وجهة نظره. موقف المالك، لذا سنتعرف على كيفية الإبلاغ عن مشكلة في العمل بالتفصيل من خلال السطور التالية:

1- تحديد المرسل إليه

قبل البدء بكتابة تقرير عن مشكلة تواجهك في مكان العمل، لا بد من تحديد المرسل إليه الذي سيستقبل هذا التقرير ويقرأه، لأن هذا الشخص يختلف باختلاف الشخص الذي تنشأ معه المشكلة تحديداً. ، يتم إرسال التقرير إلى مدير الفريق، ولكن في حالة حدوث هذه المشكلة، فالمشكلة تقع على عاتق مدير الفريق، سيتم إرسال التقرير إلى مدير الفرع.

وفي حالة الشخص الأعلى رتبة، سيتم إرسال التقرير إلى المدير العام أو الشخص المسؤول عن وحدة العمل، لذا من المهم تحديد المرسل إليه المناسب منذ البداية.

2- اشرح المشكلة

بعد تحديد المحاور المناسب يأتي وقت شرح المشكلة؛ وهذا يتطلب من الكاتب أن يشرح جميع الأسباب وراء كتابة التقرير ويذكر ما حدث في التاريخ والزمان والمكان حتى يتمكن القارئ من فهم المعنى الكامن وراء التقرير. الإبلاغ بشكل كاف.

لذلك من المهم شرح المشكلة بالتفصيل، ولكن يجب الحرص على تجنب استخدام اللوم أو السخرية أو الغضب، ورغم أن ذلك ضروري، إلا أن الكاتب يستطيع إقناع صاحب العمل من خلال توضيح أن صاحب العمل على حق فيما حدث. مخالفة القوانين أو الاتفاقيات ذات العلاقة، وهي نقطة محددة تم الاتفاق عليها في بداية العمل.

عند كتابة التقرير ينبغي الحفاظ على بساطة اللغة المكتوبة، أي أنه لا ينبغي للمؤلف أن يطيل الموضوع، وأن يستخدم التشبيهات والاستعارات لتجميل الكلام، فهذا لا يزيد من قوة التقرير، ولكن في أغلب الأحيان يضعف تأثيره. ولهذا السبب من الأفضل دائمًا نقل المعنى مباشرةً، دون امتدادات غير ضرورية.

3- تقديم حل للمشكلة

وبعد شرح المشكلة وأسبابها بشكل تفصيلي يمكن إدراج بعض الحلول في التقرير والتي من شأنها حل المشكلة مع إرضاء جميع الأطراف قدر الإمكان، ولكن من المهم تحديد الأسباب التي تدعم هذه الحلول وتجعلها مناسبة حل. عند محاولة التخلص من المشكلة، تأكد من ذكر الحلول السهلة التنفيذ وغير المعقدة.

ويمكن زيادة فرص قبول القارئ للحل بالقول إن هذا الحل سيكون في مصلحة الشركة أو مكان العمل بشكل عام، أو سيساعد على تحسين بيئة العمل، أو سيزيد القوى الإنتاجية.

4- الملخص والخاتمة

إن معرفة الكيفية التي سينتهي بها التقرير هي إحدى أهم خطوات كتابة تقرير عن مشكلة ما في العمل؛ لأنه في هذه الخطوة يتم عرض ملخص لجميع أجزاء المشكلة والأحداث المرتبطة بها والحلول المقترحة. يتم تقديمه مع تركيز قوي على الحاجة إلى تنفيذ حل للمشكلة في أسرع وقت ممكن.

ومن الجدير بالذكر أن عرض المصادر التي تم منها الحصول على المعلومات والبيانات الخاصة بالمشكلة هو من الأشياء التي تعزز التقرير بشكل كبير، فهي خطوة بسيطة ولكنها مفيدة، ومن ثم يتم إدراج اسم المرسل وتوقيعه في الإستنتاج. يتم كتابة هوية الشخص الذي كتب التقرير كاملا.

5- المراجعة النهائية

بعد الانتهاء من كتابة تقرير عن مشكلة تواجهك في مكان العمل، يجب مراجعته قبل تسليمه إلى المرسل إليه، وتتكون هذه المراجعة النهائية من التأكد من خلو اللغة المستخدمة في الكتابة من الأخطاء النحوية أو الإملائية أو الصوتية أو بسيطة ومفهومة. وكما ذكرنا من قبل، بشكل مباشر.

بالإضافة إلى التأكد من ذكر كافة المعلومات المتعلقة بالمشكلة، من المهم أيضًا أن يكون التقرير واضحًا ومفهومًا للقارئ وألا يكون هناك صعوبة في فهم معناه. إذا سنحت الفرصة، اطلب من شخص آخر ذي خبرة أن يقرأ التقرير، قم بمراجعة التقرير والتأكد من وجود أي شيء غير مرغوب فيه أو يحتاج إلى تغيير، وبذلك يكون التقرير جاهزًا للإرسال.

الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة تقرير عن مشكلة ما

بعد التعرف على تفاصيل تقرير عن مشكلة في العمل، يجب أن تعلم أن هناك أمور يجب مراعاتها بشكل عام عند كتابة تقرير عن مشكلة ما، وأنه ليس من الضروري أن يكون هذا موجوداً في مشكلة في العمل. ويرد وصفها على وجه التحديد في السطور التالية:

1- دعم الأحداث بالأدلة الصحيحة

إن دعم حقائق المشكلة بالأدلة والأدلة المنطقية هو من أهم ما يمكن أن يفعله كاتب التقرير، حيث أن ذلك لا يزيد من سلامة التقرير وصلابة موقفه فحسب، بل يضمن أيضًا أن يأخذ المرسل إليه الحق في اتخاذ القرار الصحيح. تقرير على محمل الجد ويأخذ ذلك. ولا تتعامل مع هذا الأمر على أنه أمر تافه، فعند الحديث عن المعرفة بالمشكلة، بغض النظر عن موقعها، لا بد من دعمها بأدلة حقيقية ومنطقية.

2- شرح فوائد الحلول المقترحة

لقد تحدثنا عن أهمية اقتراح بعض الحلول في التقرير عن المشكلة، ولكن من المهم أيضاً أن يذكر كاتب التقرير فوائد الحلول المقترحة؛ لأن ذلك يساعد القارئ على التفكير في هذه الحلول واتخاذ الإجراءات الفعلية تجاه تنفيذها. إذا كانت مناسبة.

3- شرح التكاليف المادية للمشكلة

وإذا كان لا بد من شرح التكاليف المادية التي يجب توفيرها لحل المشكلة، فسيكون من الجيد التركيز على هذه المسألة وشرحها بشكل واضح ومباشر للقارئ، مثل احتياج الموظفين إلى أكثر من مبالغ معينة مما لقد إستلموا. الخ لتحقيق أرباح بمعدلات أعلى.

4- إعطاء الأهمية للمشاكل الإنسانية

على الرغم من أن مشاكل العمل تنشأ غالبًا بسبب مشكلات مالية مادية، إلا أن هذا ليس هو الحال دائمًا حيث يمكن أن تنشأ العديد من المشكلات بسبب المعاملات البشرية واقتراح حلول منطقية إذا دعت الحاجة إلى ذلك سيعزز التقرير ويبقي القارئ مهتمًا بالعثور عليه. الحل في أقرب وقت ممكن.

تعتبر كتابة تقرير عن المشكلة التي تطرأ في العمل من أفضل الطرق لإيجاد الحل المناسب في أسرع وقت ممكن، ولذلك يقوم العديد من الموظفين بتطبيق هذه الطريقة عندما يواجهون مشاكل مختلفة.