خطاب رسمي يمكنك إرساله إما إلى الشركة أو جامعة HG أو أحد القطاعات الرسمية بهدف مراسلة تلك الجهة للحصول على الرد الذي تريده. وكما أوضح الخبراء، يجب تصميم الرسالة الرسمية وفق تنسيق معين حتى تحظى ببعض الاهتمام بمناقشة موضوع الرسالة.
جدول المحتويات
كيفية كتابة خطاب رسمي في عام 2024
- يجب عليك تحديد الجهة التي تريد إرسال الرسالة إليها.
- قم بتضمين اسم الطرف المتضرر في هذه الرسالة.
- تأكد من توثيق اسمك وعنوانك بالكامل إذا كنت تنتظر الرد على هذه الرسالة.
- ابدأ الرسالة بتحية للمستلم، وتأكد من أنها رسمية أيضًا (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) وغيرها من الأشكال.
- استخدم عنوان الجهاز.
- اذكر موضوع الرسالة بطريقة موجزة ومنطقية، مع تقديم الأدلة التي تؤكد موثوقية المعلومات التي قدمتها إذا لزم الأمر.
- عند التحدث، لا ينبغي للمرء استخدام كلمات غير لائقة أو من شأنها أن تقلل من احترام المتلقي.
- بعد شرح الغرض من خطابك بشكل كامل، ينتهي الحديث بتحية رسمية (، ولكم جزيل الشكر، مع أطيب التحيات، …).
شروط كتابة قالب خطاب رسمي جاهز للطباعة
- تأكد من الانتباه إلى استخدام علامات الترقيم في الأماكن الصحيحة.
- يجب إدخال تاريخ إرسال الخطأ بالتنسيق (شهر/يوم/سنة).
- ويجب ذكر شكل النموذج والغرض منه، إذا كان اعتذارًا أو شكوى أو ما إلى ذلك.
- اعتمد على العبارات والصيغ التي تعطيك معنى واضحًا غير مزخرف.
- كن حذرًا من تنسيق إطار الخطأ بحيث يكون مناسبًا لهذه المؤسسة.
- مدخلات مختلفة تساعد على التواصل مع المرسل.
- ولا بد من مراعاة القواعد اللغوية والنحوية ومراجعة الكلام للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية واللغوية.
- الحرص على استخدام صيغة الجمع في الكلام لمخاطبة صاحب الشركة ومرؤوسيه.
- لا تعتمد على العاطفة في كتابة خطابك، بل استبدلها بالأسلوب التصريحي وقدم دليل الإقناع.
- يجب الاعتماد على حجم الخط المناسب، مثل 16.
- التأكد من إيجاز المعنى، ولكن دون الإخلال بالمعنى العام.
- إذا كنت ترد على خطأ ما، فيجب أن تتضمن رسالتك تاريخ الرسالة ومحتواها والتأكد من الرد على جميع النقاط الواردة في الرسالة الأصلية.
- ويجب الابتعاد تماماً عن أساليب التهديد والتخويف تجنباً للمحاسبة.
1- نموذج الرسالة الرسمية (طلب الموافقة على النقل)
السيد الأستاذ الرئيس التنفيذي للشركة/____
أعبر عن عظيم تقديري واحترامي لشخصكم الكريم، وأود أن أشير إلى أنني أتطلع إلى الانتهاء من العديد من بروتوكولات التعاون المشترك بين شركتنا وشركتكم لتحقيق ما هو مرغوب فيه لكلا الشركتين، كما أتطلع إلى الاستماع إلى منك ردا على هذا الاقتراح في المستقبل القريب.
مرسل/
في يوم/
رقم التليفون/
بريد إلكتروني/
توقيع المرسل/
نموذج خطاب رسمي لشركة
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. الآن…
إلى السيد مدير إدارة الشركة/____
بعد التحية ….
يشرفني أن أبلغكم أنه قد تم اتخاذ قرار بترقيتي إلى وظيفة أعلى من وظيفتي، إلا أن هذا القرار كان محفوفًا بنوع من العبء النفسي والمالي علي وعلى عائلتي. وحيث أنه في ظل هذه الترقية تم نقلي إلى فرع الشركة في (المحافظة/المدينة) وبالتالي؛ أطلب منك قبول طلبي لإكمال الحملة في مكان أقرب إلى المكان الذي أعيش فيه أنا وعائلتي.
مع احترامي وتقديري
تعريف بمعالي موظف القسم/____
بتاريخ / – – –
إمضاء:
قم بتنزيل النموذج بصيغة PDF
2- مثال على خطاب رسمي لجهة حكومية
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تم التعديل بتاريخ ______________
بعد التحية الطيبة
الى السيد رئيس القسم
أقدر وأشكركم على دوركم الريادي في قيادة القسم بنجاح، وأعلمكم أن هناك عدد من النقاط المهمة التي وردت إلينا فيما يتعلق بقسم (ــ) والتي تشمل: هذه النقاط وأخذها بعين الاعتبار لتستمر إرادتك في تحقيق الصالح العام دائمًا. وأبدا.
وتفضلوا بقبول خالص تقديرنا وامتناننا
مقدم إلى معاليكم / – –
الموظف في/____
رقم الاتصال/____
إمضاء:
3- مثال على شكوى رسمية
الوزارة…….
اسم الجسم……. أو الجهة التابعة للوزارة…
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد. /………
بعد التحية
أقدم لكم شكوى ضد المتهم…
وأنا يوما… متفق عليه… /… /…14هـ قد حدث لي ما سيأتي، …….
لذا أرجو من سيادتكم توجيهي لاتخاذ كافة الإجراءات القانونية اللازمة في هذا الشأن لرفع الظلم عني. نود اعلامكم بأنني أرفقت صوراً تثبت صحة شكواي مع الشكوى.
ولكم خالص التقدير والاحترام
كتب في يوم …… الموافق ……. /…/…. ه.
مقدمة لك
اسم صاحب الشكوى : ……………………………………
رقم الهوية: …………………………………………
مسكن: …………………………………………
رقم الهاتف المحمول: ………………………………………
التوقيع: ………………………………………….
4- رسالة رسمية عامة
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد مدير الإدارة …………
بعد التحية….
أتقدم إليكم بجزيل الشكر على قبولكم رسالتي هذه، وأقدر كل الجهود المبذولة لخدمة هذا الوطن، ومع مراعاة ما تعلمناه منكم، أتقدم إليكم بهذا الطلب ………… .
ولكم جزيل الشكر والاحترام
صنع في ……. يتوافق مع …../ …./ ……….
مقدمة لكم بواسطة:
الاسم: ……………………………………….
رقم الهوية: …………………………………..
مسكن: …………………………………..
رقم الهاتف المحمول: …………………………………
التوقيع: …………………………….
5- مثال على رسالة رسمية للمدير
السيد مدير الشركة…
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
بعد التحية..
أقدر جهودكم في توجيهي إلى الطريق الصحيح للعمل، ولدي الثقة الكافية في جهودكم وإخلاصكم وتفانيكم في العمل، ولكن أتمنى أن ترى هذا الخطأ لأنه يسلب بعض الحقوق التي أناشدها لك الحصول على………
ويمكنك إلقاء نظرة على مسيرتي الطويلة مع هذه الشركة وستعرف مدى إخلاصي الشديد وحبي الصادق لتلك الشركة، وهذا ليس غرورا، بل إنني أحاول الوصول إلى توضيح المشكلة التي أواجهها لذلك أنه يمكنني دائمًا تقديم الأفضل.
ولكم مني كل الشكر والتقدير ودوام الصحة والعافية.
التاريخ: …… /……. /……..
طالب وظيفة: ………
التوقيع: ……….
أنواع الأرقام الرسمية
- رسالة موجهة.
- رسالة موجهة
- خطاب المبيعات.
- خطاب عمل.
- رسالة شكوى.
- خطاب توصية.
- رسالة من السلطة
- خطاب الإنهاء
- خطاب الاستلام.
- خطاب الإنهاء.
6- نموذج خطاب رسمي للجامعة جاهز
تاريخ: …………
اسم المرسل : ………….. ولي أمر الطالب في الفرقة / …………..
إلى السيد رئيس جامعة …………
بعد التحية والتبريكات
أرجو من سيادتكم مناشدة روح المربي الروحي لهذا الطالب بإعطاء الطالب فرصة: ………… له لإكمال السنوات المتبقية من الدراسة في الجامعة، حيث أن انقطاعه كان لعدة أسباب قاهرة. …… .. وأتمنى أن تأخذوا هذه المشكلة بعين الاعتبار.
وسأرفق لكم جميع الأدلة والمستندات التي تؤكد أن هذا الغياب هو نتيجة لأسباب خارجة عن إرادة هذا الطالب، وهي التي دفعت إلى غيابه. ونطلب منكم دعمه في استكمال هذه الخطوات.
أشكرك كثيرًا وأحترمك على قبول طلبي.
المرسل/…….. في يوم…/../…….
التوقيع/ …………
7- رسالة رسمية من مدير المدرسة
تاريخ اليوم/
المرسل/____ ولي أمر الطالب/____ في الفصل/______
إلى السيد مدير المدرسة الابتدائية المحترم
أقدر جهودكم المشكورة في سياق التطور الذي شهدناه في المدرسة خلال الفترة الماضية، وأغتنم هذه الفرصة لأعلن أنني أتطلع إلى تعزيز دور المدرسة والأنشطة الرياضية داخل البيئة المدرسية. بحيث تكون المدرسة بيئة متكاملة للعلم والمعرفة والتنمية الفكرية والجسدية والمهارية لأبنائنا.
ولكم منا كل الاحترام والتقدير
ولكم من المهندس في الشركة
رقم الجوال/ البريد الإلكتروني/
إمضاء:
لا بد من تحديد الجهة التي سترسل إليها الرسالة، ثم اختيار الصيغة التي تناسب هذه الجهة وطريقة التنسيق واللغة التي تسمح لك بالتعبير عما تريد بطريقة مختصرة.