عندما يجتمع مدراء الفروع للشركة يمكن مناقشة العديد من القضايا العملية والسوقية والمالية للوصول إلى إحصائيات دقيقة تساعد على بناء خطة استراتيجية مبنية على أساس علمي ومنهجي، كما يساعد مدراء الفروع على إثارة كافة المشاكل وتبادلها وجهات النظر حول الحلول، ولكن يجب أن تكون رسالة الدعوة مكتوبة بشكل صحيح.
جدول المحتويات
نموذج بريد إلكتروني لدعوة مديري الفروع لحضور اجتماع
التاريخ: ——————————–/ 2023م
دعوة مرسلة من مدير العلاقات العامة بالشركة إلى السادة مدراء فروع الشركة بجميع الدول حيث سيتم الاجتماع بمقر الشركة بالعاصمة في تمام الساعة التاسعة من صباح اليوم الموافق التاريخ —————- 2023 م التاريخ الموافق —————- 1444 هـ.
لمناقشة أهم النتائج التي تم تحقيقها على ضوء الزيارة السابقة، والوقوف على أهم النتائج الإيجابية وأيضاً عرض السلبيات، ومناقشة العديد من القضايا الأخرى المتعلقة بسير العمل على مستوى المؤسسة بكافة جوانبها. الفروع. وتفضلوا بقبول فخامتكم فائق الاحترام والتقدير.
التوقيع : ـــــــــ
مثال على رسالة بريد إلكتروني تدعو إلى اجتماع باللغة الإنجليزية
عزيزي مدير الفرع الاسم
أود أن أعلن بموجب هذا أنه سيتم عقد الاجتماع الشهري للموظفين [date] في [place].
لقد أرفقت جدول الأعمال، ولكن لا تتردد في إضافة أي عناصر عن طريق الرد على هذه الرسالة الإلكترونية قبل يوم واحد على الأقل من اجتماعنا.
تأكد من أن تكون مستعدًا ومحدثًا بشأن موضوعات أقسامك. إذا لم تتمكن من حضور هذا الاجتماع، فيرجى إبلاغنا بذلك والتأكد من تفويض التحديثات المهمة حول قسمك إلى زميلك.
بإخلاص
قواعد كتابة بريد إلكتروني احترافي يدعو لعقد اجتماع
- لاحظ اسم المستلم وعنوانه في بداية البريد الإلكتروني.
- ويجب أن تتضمن الرسالة تحية وتحية تناسب السياق.
- وفيما يتعلق بالبساطة وعدم المودة في الرسائل الرسمية.
- تجنب اللغة الغامضة واشرح بإيجاز كل نقطة في الرسالة.
- لا ينبغي تكرار العبارات والمعلومات مرة واحدة كافية.
- اختيار الكلمات التي تناسب السياق وتجنب الكلمات المبتذلة والضعيفة.
- الابتعاد عن الكلمات التي لها أكثر من تفسير حتى لا يرتبك القارئ.
- – الافتقار إلى البلاغة في الصور البلاغية والاستعارات في الخطابات الرسمية.
- وذكر المرسل إليه وصفه بعد تدوين محتويات الرسالة.
- استخدم الأسلوب المنطقي والبرهان المقنع والقاطع.
- تجنب ذكر القضايا الشخصية والتزم بالجوهر العملي والمهني للموضوع.
إعداد أهداف الدعوة الإلكترونية
- توفير المعلومات للمدعوين بشكل رسمي مسجل ولا يمكن رفضه في حالة عدم الاستجابة.
- احصل على رد فوري لتعرف من سيعفيك من الاجتماع ويتصرف وفقًا لذلك.
- قم بإعلام الجميع بموعد الاجتماع ومكانه بنقرة واحدة لتوفير الوقت والجهد.
- تسليط الضوء على النقاط والقضايا المطروحة خلال الاجتماع مسبقاً حتى يكون جميع المديرين على استعداد تام لمناقشتها من خلال جمع البيانات والمعلومات اللازمة.
الأخطاء الشائعة في كتابة دعوة الاجتماع
- تجاهل بعض المدعوين أو تجاهلهم لأمور شخصية.
- – الغموض في بعض البيانات أو المعلومات المتعلقة بالاجتماع مثل الفترة الزمنية.
- عدم الاهتمام بالأسباب الموجودة في البريد الإلكتروني الذي تدعو فيه مدراء فروع الشركة للاجتماع.
- استخدم المصطلحات المبتذلة واليومية في رسالة البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع.
أهمية عقد الاجتماعات في الشركة
- مناقشة جدية لكافة المشاكل التي تواجه الشركة من الناحية المالية والتسويقية والوظيفية.
- بحث الخطط المستقبلية للشركة ومعرفة آخر النتائج التي تم تحقيقها في المشاريع السابقة.
- التصويت لاتخاذ قرارات توافقية جديدة بين الإدارات المختلفة.
- وقد يعتمد دور الاجتماع على مجرد تبادل الآراء دون معالجة المشكلات أو التوصل إلى حلول، وهذا مفيد لتحقيق التناسق بين الأقسام المختلفة لزيادة الإنتاجية.
عندما يطلب منك صاحب العمل كتابة بريد إلكتروني ودعوة مديري فروع الشركة إلى اجتماع، عليك معرفة بعض الفحوصات والأخطاء الشائعة للوصول إلى صيغة احترافية تحقق الهدف المنشود.
الأسئلة الشائعة
-
كيفية إرسال دعوة لحضور اجتماع؟
ويتم الإرسال بطريقتين إما عبر البريد الإلكتروني أو بالطريقة التقليدية عبر البريد العادي.
-
ما هي أنواع البريد هناك؟
البريد الجوي، البريد السريع، البريد العادي (البلد)، البريد المسجل (المؤمن) مع رسوم الوصول.
-
ما هو أفضل البريد الإلكتروني؟
يعد Gmail أحد أفضل حسابات البريد الإلكتروني المجانية ومقدمي الخدمات. كما أنه يعد خيارًا جيدًا للعديد من المستخدمين، ويمكن لأي شخص استخدامه بسهولة، تمامًا مثل خدمات جوجل الأخرى.